”Vi har verkligen automatiserat med Skribenta. Vill vårt säljbolag i Ryssland ha en ny manual tar den cirka 5 minuter att producera”

Varumärket ASKO har sitt ursprung hos Asko Appliances i Jung där det tillverkas bl a miljövänliga disk- och tvättmaskiner samt torktumlare. Varje arbetsdag färdigställs omkring 1 300 maskiner och cirka 80 procent av vitvarorna går på export och distribueras via säljbolag i Norge, Danmark, USA, Australien, Nya Zeeland, Ryssland och Baltikum. Dessutom har Asko Appliances över 20 fristående återförsäljare över hela världen. ASKO är med andra ord ett mycket globalt varumärke som ska vara starkt och tydligt på varje marknad där det är representerat. Överallt där ASKO syns ska konsumenterna veta vad varumärket står för.

Över 30 procent av Asko Appliances kunder anger att bra service är avgörande för att man ska känna förtroende för varumärket. Det gör att exempelvis after sales med teknisk support och teknikinformation i form av bruksanvisningar och manualer har en central roll i varumärkesbyggandet. Företaget är också mycket omsorgsfullt när det gäller rutiner och arbetssätt som ytterligare kan öka kvaliteten och kundnöjdheten, och att man lyckas framgår av att man år efter år får toppbetyg av marknaden. Eftersom Asko Appliances varje är lanserar nya modeller i ett modellprogram som totalt omfattar ett par hundra maskiner är de flesta av företagets närmare 600 medarbetare sysselsatta i en intensiv utvecklings-, marknads- och informationsmiljö. Det gäller också det team på en handfull personer som ansvarar för produktion av bruksanvisningar och teknisk dokumentation.

1 minut istället för massor av timmar

Företagets publiceringmiljö är sedan ett par år uppdelad i två delar. Bruksanvisningar till företagets diskmaskiner produceras i en mer traditionell miljö med Indesign, medan bruksanvisningar till tvättmaskiner och torktumlare (drygt 200 bruksanvisningar inkl språkversioner) sedan hösten 2006 produceras med Excosoft Skribenta. En utvärdering av bl a de tidsvinster som övergången till Skribenta ger starka argument för automatisering och återanvändning av information. Ett exempel är arbetsmomentet när en faktauppgift ska ändras i ett stort antal bruksanvisningar. Att manuellt leta upp de ställen som ska ändras och göra ändringarna kunde ta upp till 15 minuter per bruksanvisning. Med Skribenta tar samma moment drygt 1 minut för samtliga bruksanvisningar.

Excosofts studier av tillverkande exportföretag med breda produktprogram ger en ganska enhetlig bild av de nackdelar som finns med manuell manualproduktion jämfört med automatiserade publiceringsrutiner. Översättningskostnaderna skulle kunna reduceras med cirka 50 %. Ofta läggs 80 % av layoutarbetet på manuella arbetsmoment som kan automatiseras och cirka hälften av skribenttiden går också åt till uppgifter som kan automatiseras. Tiden som frigörs kan istället läggas på mer kvalitativt arbete som gör bra bruksanvisningar ännu bättre och därmed stärker ett varumärke.

En logisk informationsstruktur oerhört viktig

Situationen för Asko Appliances skribenter med ansvar för bruksanvisningar till tvättmaskiner och torktumlare såg ungefär ut så innan Skribenta implementerades. Peder Frisk började som skribent på avdelningen Technical Communication hösten 2007, ungefär ett år efter att Skribenta tagits i drift. Peder har bl a en bakgrund som inköpare och produktberedare på Volvo i drygt tjugo år. Steget in i en skribentmiljö med Skribenta som arbetsverktyg var ett kliv in i en helt ny värld med utmaningar som Peder tycker om.

”Jag hade ingen erfarenhet av att arbeta i en teknisk skribentmiljö innan, men har alltid haft ett starkt teknikintresse och tycker om pedagogiska utmaningar där lite krångliga saker ska förklaras på ett bra sätt för icke-tekniker. Sådana utmaningar finns i det här jobbet, och med Skribenta får jag tid över att göra just det. Jag kan inte jämföra med hur arbetssituationen var innan Skribenta automatiserade ett stort antal arbetsmoment, men jag har förstått att det inte fanns så mycket tid över för kvalitativt arbete”, säger Peder Frisk, som också säger att steget in i Skribentas skribentmiljö underlättades av en suverän support från Excosoft.

”Excosofts  stöd betydde mycket i början. Att arbeta med den här typen av system innebär ju att man inte direkt ser slutresultatet av det som produceras på samma sätt som i t ex ett layoutprogram där man har en helhetsbild. I Skribenta är det en stilmall som automatiskt bryter och layoutar sidorna. Det är ett annorlunda sätt att jobba och tänka, men efter en liten upplärningsperiod gick det jättebra och idag är det roligt att arbeta i systemet. Något som också underlättar är det jobb som lagts ner på att skapa en logisk struktur för all den information man behöver ha tillgång till när en ny manual ska produceras eller en befintlig uppaterad”.

Peder liknar strukturen och arbetsrutinerna vid ett recept som tydligt talar om var allt finns i databasen, och hur alla arbetsmoment ska genomföras. Databasen är som ett kök och receptet talar om var i köket allt finns och vad som ska användas till en viss manual. Det finns helt enkelt en produktionsprocess med tydliga steg som Peder och hans kollegor följer i allt manualarbete. Peder kan koncentrera sig på skrivandet medan Skribenta sköter många andra moment i produktionen fram till en färdig manual. Strukturen, recepten och den tydliga arbetsprocessen är också en säkerhetsfaktor då risken för fel manualerna blir betydligt mindre än vid traditionell manualproduktion.

Lägger in en språkkod och har en färdig manual på 5 minuter

Ett exempel på hur Skribenta förenklar och automatiserar är när en manual ska tas fram efter en förfrågan från säljbolaget i Ryssland. När ett nytt textblock tagits fram skickas det till översättning på samtliga språk, ett 15-tal språk finns inlagda, och finns sedan tillgängligt i systemet. När säljbolaget ber om en ny manual är det bara för Peder att ange språkkoden för ryska, och sedan sköter Skribenta med automatik produktionen fram till färdig PDF-fil på kortare tid än en kafferast. PDF-filen, bruksanvisningarna är som regel på cirka 30-45 sidor, kan sedan skickas till tryckeriet eller hämtas direkt från intranätet. Avslutningsvis pekar Peder på ytterligare en stor fördel med Skribenta.

”När avdelningen arbetade i InDesign fanns det alltid en risk att det skulle smyga sig in fel vartefter man kopierade och förändrade i ett ursprungligt dokument. Ju längre från originaldokumentet man kom desto större blev risken för fel. Genom att vi med Skribenta återanvänder text elimineras den risken. Det betyder också att vi har bättre förutsättningar att producera manualer som uppfyller tuffa lagkrav i länder som t ex USA och Australien”.