När man skall gå från ett manuellt till ett automatiskt produktionssätt för dokumentation kan man lätt fastna i alla generella rutiner kring upphandling av IT-system. Här kommer åtta konkreta råd som är relevanta för att ta steget till automatisk produktion av manualer.

1. Komplett system eller verktygslåda. I en del lösningar så behöver man välja både CMS och alla andra ingående komponeneter, t ex en lämplig klient, kanske en DTD, kanske lämplig versionshantering, en publiceringslösning... Räkna i så fall med att detta tar tid. Sedan tillkommer arbete med implementering, anpassning och utbildning. Att kliva in ett färdigt system med integrerad klient, DTD, publiceringslösning etc är ofta mer effektivt och möjliggör en högre grad av automatisering.
2. Informationsstruktur! Jämför med köket där äggen ligger i äggkartongen som ligger i kylskåpet som står i köket. Man behöver sällan fråga sig – Var la jag nu äggen? En bra informationsstruktur är på samma sätt enkel och intuitiv och skall vara fullständigt flexibel!
3. Tillgänglighet. Helst skall man kunna nå varthelst i informationsstrukturen med några få musklick! En god överblickbarhet är en förutsättning för att på ett effektivt sätt kunna arbeta med struktur och återanvändning.
4. Konsolidering av hela organisationens hantering av dokumentation. Om ett antal lokala skribentgrupper är utspridda globalt bör man samtidigt försöka hitta en lösning för konsolidering av hela verksamheten till en eller ett fåtal enheter.
5. Kapacitet. En del system fragmenterar informationen i mycket små granulat. Om fragmenteringen inte görs på ett systematiskt riktigt sätt så kan man senare få allvarliga problem med kapacitet.
6. Implementeringstid. Efter hur lång tid kan man arbeta i skarpt läge i systemet? En vecka, en månad, ett halvår eller till och med flera år? I många organisationer finns fortfarande en föreställning om att implementering av produktionssystem måste ta lång tid.
7. Automatiseringsgrad och inte implementeringsprocess. Det viktiga är inte hur automationsprocessen går till utan hur det blir när automatiseringen är på plats.
8. Kostnadsbesparing och grad av automatisering. Här återfinns de allra största skillnaderna mellan system. Vissa system kan nästan obemärkt rullas in utan att påverka befintligt arbetssätt. Men om poängen med en automatisering är att införa ett väsentligt mer rationellt arbetssätt kan detta vara ett varningstecken. Om inte arbetsmetoden påverkas så är automatiseringspotentialen sannolikt begränsad. Och om systemet inte kan erbjuda väsentlig kostnadsreduktion - så kanske man kan låta bli!