"1999 producerade jag handböcker till 6 kameror. Automatisering med Skribenta gör att jag idag klarar att ensam producera 700 handböcker på 21 språk till 100 kameramodeller... ändå är inte kapacitetstaket nått..."

FLIR Systems är världsledande inom design, tillverkning och marknadsföring av värmekameror. Företagets termografiprodukter mäter temperaturer och ta bilder av föremåls värmeenergi och de används inom exempelvis förebyggande underhåll, forskning och produktutveckling. Huvudkontoret ligger i Portland, USA, och Flir Systems är noterat på NASDAQ-börsen. Av FLIR Systems drygt 1 300 anställda runtom i värden arbetar cirka 370 i Danderyd. Försäljningen sker i 65 länder genom bolag i Portland, Boston, Santa Barbara och Danderyd samt genom försäljningskontor och distributörer. I Danderyd ligger termografidivisionens huvudkontor med utveckling, produktion och marknadsföring av värmekameror.

FLIR Systems har idag ett brett program av värmekameror som successivt har utökats sedan företaget grundades 1978. Utvecklingstempot var relativt lågt de första tjugo åren. 1999 omfattade programmet sex olika värmekameror, 2003 hade programmet vuxit till närmare ett 40-tal modeller och fram till 2008 hade ytterligare ett 60-tal kameror tillkommit i sortimentet. Över hundra modeller innebär att mer än 700 unika handböcker i flera versioner och på 21 olika språk ska produceras varje år. Andra tal som beskriver FLIRs tillväxt är att det år 2003 producerades cirka 130 000 handbokssidor. Eftersom handböckerna ges ut med upp till fyra versioner per år kan det för 700 handböcker bli 500 000 sidor på ett år. En uppskattning är att antalet unika handböcker kommer att växa med ca 20 % per år.

Att produktionen av alla handböcker kan skötas av samma person som 1999 producerade dokumentationen till sex kameramodeller låter närmast osannolikt, men så är det. Det är möjligt tack vare en hög automatiseringsgrad med hjälp av Excosoft Skribenta och ett tekniksprång från äldre publiceringsteknik till XML.

Utan Skribenta hade det behövts tio teknikinformatörer till

När FLIR Systems utveckling började ta riktig fart togs beslut om att överge Word och FrameMaker för dokumenthantering med ett XML-baserat publiceringsverktyg. En viktig anledning var ett strategiskt beslut inom FLIR-koncernen att driva produktutvecklingen mer modulärt. Med utgångspunkt från en produktplattform började nya kameraversioner utvecklas och möjligheter öppnades därmed att bearbeta nya kunder och marknader. Kraven ökade både på översättningar till flera språk och kortade ledtider för översättningarna.

En diskussion inleddes med Excosoft, och FLIR Systems är en kund som haft en nyckelroll i utvecklingen av Skribenta-systemet. I ett intensivt projekt som startade 2002 arbetade Excosofts konsulter med att stegvis implementera och anpassa Skribenta samtidigt som arbetet fortsatte med att underhålla och uppdatera manualer i både Framemaker och den nya systemmiljön. De avancerade krav Mats Broberg, som sedan 1999 ansvarat för produktion av FLIR Systems handböcker, ställde på ett framtida systemval har fått stort genomslag i Skribentas funktionalitet. Något som också framgår av att det som idag är Skribenta vid projektstarten hade arbetsnamnet FLIR-DMS, FLIR Systems Documentation Management Systems.

Lite drygt två månader efter att samarbetet inleddes var systemlösningen färdigutvecklad och de första leveranserna av tryckfärdiga pdf-filer kunde ske till tryckeriet.

”Vi var först med att ta Skribenta i drift, och att jag haft en nära utvecklingsdialog med Excosoft gör att vi har ett system som uppfyller alla de krav vi ställer på en automatiserad och mycket kostnadseffektiv handboksproduktion. Min uppskattning är att vi med Skribenta sänkt de interna kostnaderna för underhåll av handböckerna med 75 % och översättningskostnaden med 30 %. Sedan har vi givetvis det faktum att vi trots den kraftiga expansionen av modellprogrammet inte har behövt anställa någon på min avdelning”, säger Mats Broberg, som uppskattar att det hade behövts ett tiotal teknikinformatörer till om produktionen inte hade automatiserats.

Återanvändning förenklas med all dokumentation i supermanualer

Hos FLIR Systems ligger all dokumentation som rör företagets modulära kamerateknik i supermanualer. Att all dokumentation finns på ett enda ställe gör att det är enklare att återanvända informationen. En direkt effekt av det är de kraftigt sänkta underhållskostnaderna.

”Med Skribenta kan jag snabbt se vilka förändringar som gjorts i ett dokument och bara skicka de delarna till översättning. Resten är ju redan översatt. När en översättning är klar importeras texten och läggs automatiskt in på korrekta platser”, förklarar Mats som också berättar att det i takt med modellutbyggnaden skett en stegvis övergång från modellunika till produktfamiljsunika handböcker.

En annan utveckling är att CD-skivor ibland bifogas och som innehåller en handboksguide.  Mats Broberg berättar att en ständig anpassning av publiceringsstrategin är nödvändig som en effekt av att produktlivscyklerna blir allt kortare, men också för att hela tiden stärka kundservicen.  Idag handlar det om livscykler på ett par, tre år istället för som tidigare kanske fem år. Med Skribenta är det inga problem för Mats att svara upp mot de krav som också ställs på kortare ledtider även vid produktion av handböckerna. Ändå har det väckts en tanke om en ytterligare satsning.  ”Det kanske blir så att vi framöver rekryterar en teknikinformatör, men bara på halvtid”, avslutar Mats Broberg.