Nasdaq OMX är en världsledande aktör inom börsindustrin. Den Nordiska Börsen är OMX eget samlingsbegrepp för den tillgång man ger till värdepappersmarknaden via börserna i Stockholm, Helsingfors, Köpenhamn, Tallin, Island, Riga och Vilnius. OMX har också en omfattande verksamhet för utveckling av system, teknik och tjänster till marknadsplatser världen över.

De lösningar som erbjuds möjliggör effektiva värdepapperstransaktioner för över 60 börsorganisationer i fler än 50 länder. OMX erbjuder även integration av system samt drift och support av alla de komponenter som ingår i en komplett lösning för en elektronisk marknadsplats. OMX sköter även driften åt ett 20-tal marknadsplatser världen över och är därmed den globalt största börsoperatören mätt i antal drifttimmar.

Nasdaq OMX affärsenhet Global Software Development i Stockholm är specialiserat på utveckling av system, teknik och lösningar för börser och marknadsplatser, clearingorganisationer och värdepapperscentraler. När en kund får ett nytt system implementerat bifogas alltid en serie med olika manualer. En kund som väljer en komplett systemlösning kan ha ett 30-tal olika manualer där sidantalet kan variera från 30 till närmare 1 000 sidor. En aktietrader kan ha sin särskilda manual som beskriver olika grundfunktioner. En systemoperatör har en operatörsmanual, den underhållsansvarige en mer underhållsinriktad manual osv. Samtliga manualer ges ut på engelska och produktionen av manualerna till ett av OMX elektroniska handelssystem, CLICK, sker sedan ett par år med Excosoft Skribenta.

Från femton system till EN dokumentationslösning

Steget över till en Skribenta-lösning, där ett antal funktioner utvecklats och anpassats specifikt för OMX särskilda behov, har varit en komplex process. Anledningen till komplexiteten ligger i OMX utveckling under de senaste åren med bl a förvärv av ett antal mindre systemföretag som haft egenutvecklade systemkoncept för manualproduktion. Förvärven ledde till en fragmenterad publiceringsmiljö på Global Software Developments avdelning ”Documentation” med ett 15-tal dokumentationslösningar som använde ett antal dokumentformat, och olika databaser. En föregångare till Skribenta, Excoconf, var en av lösningarna.

Ett strategiskt beslut om att renodla miljön genom att ta ett steg över till EN enhetlig lösning för för all dokumentation ledde till att en övergångsprocess inleddes. Under ett par år renodlade Documentation gradvis sin produktionsmiljö för CLICK-systemet till att bara ha Excosoft Skribenta.

Patrik Bredin på OMX, som är systemägare för Skribenta men även arbetar som skribent, blickar tillbaks och beskriver situationen då manualproduktionen skedde med ett stort antal system.

”Till slut var det i princip omöjligt att ha kontroll över alla systemmiljöer, och det var dessutom svårt att hinna utbilda och få ny personal att förstå systemen med dess olika funktioner och uppbyggnad. Då systemen inte tillät någon direkt återanvändning av information och kundanpassning av manualerna fick vi arbeta med en så kallad core manual som alla kunder fick, och där vi la till kundspecifika delar. Det här var inte optimalt kvalitetsmässigt och det var också en anledning till att vi drev på mot en renodling till en dokumentationslösning”, säger Patrik Bredin.

Bättre kontroll och färre anställda som klarar mer

När Patrik Bredin beskriver de vinster och fördelar som uppnåtts med Skribenta är det den förbättrade effektiviteten han först nämner.

”Den största fördelen är utan tvekan att vi arbetar mycket effektivare. Färre personer klarar helt enkelt att producera mer tack vare automatiseringen och möjligheten att återanvända information. Vi har också fått en helt annan ordning på alla manualversioner. Ett exempel på tidsvinst är när en del i en manual som kanske finns ute hos ett femtontal CLICK-kunder ska uppdateras. Då behöver skribenten bara skriva in den nya text som är enhetlig för alla kunder en gång istället för som tidigare gå in och ändra manuellt i samtliga manualer”  fortsätter Patrik.

Patrik pekar även på ett annat arbetsmoment som både ger tids- och kvalitetsvinster. Ibland kan en del i en manual till en viss kund behöva uppgraderas vid exempelvis en systemuppdatering. Eftersom andra kunder i ett senare skede sannolikt gör en motsvarande uppdatering fanns det tidigare risk att en första kundspecifik manualförändring sedan glömdes bort. Med Skribenta elimineras den risken, men samtidigt krävs det att skribenterna håller reda på vad som är kundunika och generella texter i manualerna. Görs en kundspecifik förändring måste skribenten vara vaksam så att förändringen inte anges som generell och får genomslag i alla kundmanualer. Avslutningsvis pekar Patrik på ytterligare en viktig fördel för de fem skribenter på avdelningen Documentation som arbetar med Excosoft Skribenta.

”Den förbättrade kontrollen över allt vi producerar är en viktig kvalitetsvinst. Det finns också en ytterligare dimension på kvalitetsförbättringen och det är det faktum att vi kan lägga betydligt mycket mer tid på att arbeta med de generella texterna i manualerna. Vi gör helt enkelt bättre manualer med Skribenta!”