Koncernen NIBE Industrier kan visa på en expansionstakt under hela 2000-talet som inte många andra börsföretag matchar. Från 1 900 anställda i sju länder vid millennieskiftet till 5 600 anställda i femton länder vid utgången av 2006. Koncernens företagshistoria går dock tillbaks ända till början av 50-talet när NIBE-Verken grundades i Markaryd.

En stark organisk tillväxt i kombination med många företagsförvärv har lett fram till dagens NIBE-koncern där verksamheten är uppdelad i tre affärsområden: NIBE Element, NIBE Brasvärme och NIBE Villavärme. NIBE Villavärme är idag Nordens största tillverkare av villavärmeprodukter och har en marknadsledande position i norra Europa. Affärsområdet är också koncernens största med en nettoomsättning (2006) på 2 555 MKR och cirka 1 460 anställda.

”Tidigare fick vi ägna mer tid åt administration än produktion av manualer.  Med Skribenta har vi automatiserat många moment”.

Den snabba tillväxten för NIBE Villavärme innebär att nya marknader erövras kontinuerligt och att nya produkter lanseras i allt högre tempo. Sortimentet har successivt utvecklats från enklare produkter för uppvärmning till avancerade produkter för värme, ventilation, kyla och värmeåtervinning. I takt med denna utveckling ökar kraven på att till produkterna bifoga teknisk dokumentation av hög kvalitet.

En manual till en värmepump har också en viktig funktion som lättförståelig användarinstruktion så att slutkunden får hjälp att nå målet med sin investering, att spara värmekostnader! Samspelet mellan texter, bilder och illustrationer ger manualerna en stark kvalitetsprofil och denna profil är ett kännetecken för NIBE Villavärme oavsett på vilken marknad som produkterna marknadsförs.

Även det bästa layoutprogrammet når sina begränsningar

Att produkterna blir mer avancerade och introduceras på nya exportmarknader har under de senaste åren ökat tempot på affärsområdets avdelning för reklam- och marknadskommunikation i Markaryd. Den globala satsningen innebär att marknadsmaterial och teknisk dokumentation måste produceras på allt fler språk. Processen med att hantera översättningar, produktion av exempelvis nya manualer och korrigering i äldre versioner har blivit allt mer komplex och omfattande. Successivt har ett behov av att automatisera många manuella arbetsmoment vid produktionen av främst teknisk dokumentation ökat.

Den information från bl a teknik- och försäljningavdelningar inom företaget som flödar in och ska användas vid exempelvis manualproduktion har ökat kraftigt under de senaste åren. Detta i kombination med allt fler språkversioner och en stark grafisk ambition att producera användarvänlig information har också bidragit till en allt större arbetsbelastning för de medarbetare på avdelningen som ansvarar för produktion av all teknisk dokumentation.

Manualerna som bifogas produkterna utgör en viktig del av kunderbjudandet. En manual för en värmepump kan ha ett sidomfång på mellan 32 och 88 sidor och är som regel indelad i tre sektioner: en del för villaägaren, en del för installatören och så ett antal gemensamma sidor. Allt mer funktionsrika produkter gör att manualerna har stor betydelse för hur konsumenterna utnyttjar produkterna, och hur pass väl de också utnyttjar möjligheterna till exempelvis energibesparingar.

Niclas Sternegård leder arbetsgruppen som ansvarar för produktion av all teknisk dokumentation. Han berättar att den snabba tillväxten och ett växande produktprogram har satt fokus på begränsningar i ett av avdelningens viktigaste arbetsverktyg.

”Hela avdelningen arbetar i layoutprogrammet InDesign som även det har funktioner för att effektivisera både kreativa produktionsprocesser och repetitiva arbetsmoment. Ändå är det svårt att hinna med manualproduktionen. Antalet språkversioner har ökat kraftigt och det går åt mycket tid för manuellt arbete med rena rutinuppgifter. Det har helt enkelt blivit lite för mycket att hålla reda på. Bara att göra småändringar i alla språkversioner kan ta ett par arbetsdagar för en person. För de manualer som vi hittills lagt in i Skribenta kan vi se att det finns betydande tidsvinster att göra, men fortfarande ligger många manualer kvar i InDesign”.

Situationen för Niclas och hans kollegor återspeglar hur det ser ut i en majoritet av företagen inom tillverkningsindustrin. Fortfarande sker mer än 90 % av all manualproduktion med verktyg som Word, FrameMaker och InDesign. En hög grad av manuella moment istället för automatisering via publiceringssystem som bygger på databasmiljöer och en åtskillnad mellan innehåll och design slukar stora resurser i form av layoutkapacitet och även redaktörstid.

Niclas nämner också en riskfaktor med traditionella layoutprogram som uppstår när antalet manualversioner ständigt blir fler. När en förändring ska göras manuellt i ett stort antal språkversioner finns alltid risken att något missas. Att eliminera den risken kräver mycket kontrollarbete som också tar tid från det kvalitativa manualarbetet.

”Vi ställdes inför en situation där vi såg att vi i framtiden skulle få anställa fler medarbetare om vi inte bytte till ett publiceringssystem som kunde hjälpa oss att effektivisera såväl arbetet som risken för fel”.

Såg mervärden i ett renodlat manualsystem

Det togs under 2006 beslut om investering i ett publiceringssystem som inte skulle påverka avdelningens mer reklaminriktade inhouse-verksamhet. För produktion av broschyrer och annonser är InDesign fortfarande det bästa alternativet på marknaden menar Niclas Sternegård. En sökprocess startades för att undersöka olika systemalternativ och man diskuterade flera vägval.

”Vi tittade dels på systemlösningar som hade en väldigt bredd och där manualpublicering endast utgjorde en delmodul, och så tittade vi på Excosofts system Skribenta. Ganska snabbt såg vi viktiga fördelar med ett starkt nischat system som utvecklats speciellt för krävande produktion av teknisk dokumentation. Vi upplevde att vi fick viktiga mervärden med Skribenta som inte fanns i de bredare systemlösningarna. Excosofts starka ambition att vidareutveckla Skribentas bildhanteringsfunktion var också en bidragande orsak till att vi slutligen valde en Skribenta-lösning”.

Skribenta är ett öppet, skalbart och XML-baserat publiceringssystem som utvecklats med utgångspunkt från de krav som ställs i ett internationellt verksamma tillverkningsföretag.

För alla bolag som har manualer på åtminstone fyra språk och mer än tjugo sidor tycks en övergång till Skribenta eller någon motsvarande XML-miljö vara en lönsam investering.

NIBE Villavärmes manualproduktion är avsevärt mycket större än så, men ännu har inte någon ekonomisk analys gjorts av hur mycket man tjänar på Skribenta. En viktig anledning är att de flesta av manualerna ännu ligger utanför Skribenta och hanteras i InDesign. Niclas Sternegård tror ändå att kvalitets- och tidsvinsterna kan bli betydande den dag när merparten av manualproduktionen flyttats över till Skribenta-miljön.

”Det märks verkligen att Skribenta har utvecklats med hänsyn till det arbets- och informationsflöde som är knutet till manualproduktion. Nu har vi fått ett automatiserat flöde med exempelvis en helt annan kontroll på vad som ändrats i manualerna eftersom det är Skribenta som håller reda på ändringarna. Vi slipper också mycket av det tidigare manuella arbetet i samband med uppdateringsprocessen för de utländska dokumenten, och istället kan vi koncentrera oss på den svenska versionen”.

Redaktörerna behöver inte tänka på det grafiska

Det fanns två viktiga baskrav när NIBE Villavärme skulle ta beslut om val av publiceringssystem. Det ena var att man ville ha samma bildmöjligheter som tidigare, och det andra var att den grafiska stilmall för manualerna som utvecklats med InDesign kunde lyftas över till Skribenta.

”Vi var först lite oroliga för hur det skulle gå att lyfta över stilmallen, men det gick mycket smidigare än vi trott och idag ser vi ingen skillnad om vi jämför med manualsidorna som  producerades i Indesign. Att vi kan koncentrera oss på att arbeta med innehållet och inte behöver tänka på det grafiska gör också att vi kan lägga mer tid på det kvalitativa innehållet och vidareutvecklingen av manualerna. Produktionsflödet har också blivit mycket snabbare och med Skribenta har vi nu kapacitet att på sikt kunna producera många fler manualer i ännu fler språkversioner än idag, men utan att vi behöver växa på avdelningen”, avslutar Niclas Sternegård.